Een televisieprogramma maken is een complex karwei, waaraan vaak tientallen mensen werken vanuit verschillende bedrijven. Om overzicht te houden, ervoor te zorgen dat iedereen op tijd zijn of haar werk kan doen en het proces efficiënt te laten verlopen, heeft EMG een nieuwe digitale oplossing ontwikkeld: het platform EMG Butlers.
De eerste contouren van het platform dateren al van 2019, vertelt Guido van de Walle, bij EMG verantwoordelijk voor de postproduction, inclusief development. ‘We noemden het toen Anywhere, want het was bedacht als platform waarop iedereen overal en nergens aan hetzelfde project kon gaan werken. Handig, maar hoe regel je de samenwerking in een remote omgeving en hoe houd je controle over die ingewikkelde processen? Daarvoor is een heel digitaal ecosysteem ontwikkeld.’
Butlers
Bij tv-programma’s zijn allerlei mensen uit diverse organisaties betrokken in uiteenlopende fasen van het project. Een producent bedenkt bijvoorbeeld een format, pitcht dat bij een zenderbaas, en vervolgens wordt er een productieproces in gang gezet, met planning, crew, al of niet op locatie, nabewerking, archivering en ga zo maar door. Dat vraagt veel communicatie en coördinatie. Van de Walle: ‘Het platform is opgebouwd uit de beste deelsystemen voor alle onderdelen van het proces, zoals het maken van een planning. Daar hebben we een schil overheen gelegd, die we zelf hebben ontwikkeld, waardoor het voor de gebruikers één platform is, dat op elk device werkt. De gebruikers zijn mensen die bij ons werken, of van buiten komen. Om ervoor te zorgen dat het systeem gebruiksvriendelijk is en dat er veilig en efficiënt mee kan worden gewerkt, krijgt elke gebruiker een digitale ‘persoonlijke assistent’ in de vorm van een virtuele ‘butler’, gekoppeld aan de rol die de gebruiker speelt in het proces. Er is er dus één voor bijvoorbeeld mediamanagers van onze klanten, een andere voor producers, en weer een andere voor planners enzovoort. Die ‘digitale butler’ zorgt ervoor dat elke gebruiker op tijd de relevante informatie krijgt die hij of zij nodig heeft.’
Overzichtelijk en efficiënt
Het platform biedt overzichtelijke dashboards, waarop gebruikers makkelijk kunnen zien hoe ver stappen in het tv-proces zijn. Het systeem houdt precies bij wie wat moet doen of heeft gedaan. Moet er een file worden geüpload voor bijvoorbeeld montage of kleurcorrectie, dan wordt de gebruiker die dat moet doen gewaarschuwd, en als de actie is uitgevoerd, krijgt de gebruiker die ermee aan de slag moet ook een seintje. Maar ook de samenstelling van de crew is erop te zien, inclusief indicatie of iemand bijvoorbeeld bijna aan z’n maximumaantal uren zit of al te veel heeft gewerkt, budgettaire informatie en ga zo maar door. Gebruikers kunnen op het platform aan meer dan één project tegelijk werken, het systeem houdt alle informatie overzichtelijk. ‘Het gevolg is dat de workflow efficiënter verloopt’, zegt Van de Walle. ‘Iedereen is met elkaar verbonden en heeft goed zicht op het deel waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Er is één agenda en alles heeft voor iedereen dezelfde aanduiding, waardoor er geen misverstanden ontstaan. Iedereen heeft de correcte data, de communicatie verloopt beter en elke stap in de workflow triggert automatisch de volgende stap.’
‘In control’
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen, maar EMG ontwikkelt het platform steeds verder, onder meer op basis van ervaringen en feedback van de gebruikers. ‘De samenwerking op zo’n digitaal platform is minder persoonlijk dan wanneer je met z’n allen bij elkaar zit,’ beseft Van de Walle. ‘Je moet eraan wennen, maar we horen van iedereen die ermee is gaan werken dat ze niet naar de oude situatie terug willen. Een ander mogelijk nadeel is dat het systeem gebruikers zo veel uit handen neemt dat ze zelf minder kennis hebben van delen van het proces. Het systeem gaat als het ware voor jou denken. Daar kunnen we wat aan doen door gebruikers bijvoorbeeld workshops te bieden.’
‘Het platform past bij onze visie: een efficiënte workflow waarbij alle partijen optimaal verbonden, geïnformeerd en ‘in control’ zijn. Daarmee bieden we onze klanten een oplossing om de beste mediaproducties te realiseren, binnen budget en deadlines. We beogen daardoor hun preferred supplier te worden én te blijven.’
Geef als eerste een reactie